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À PROPOS / ABOUT

Le club de pickleball de Shediac est un organisme a but non lucratif géré par des membres élus à fin de promouvoir, organiser, administrer et superviser le programme de pickleball à Shediac afin de donner aux gens des alentours, sans égard à leur race, leur religion, leur statut social ou leurs aptitudes, la possibilité de pratiquer le pickleball en tant qu’activité récréative saine. / The Shediac Pickleball Club is a non profit organisation run by elected members with a goal to promote, organise, administer and supervise the pickleball program in Shediac to give the people of the region, without regard to race, religion, social status or ability, the environment to practice tennis as a healthy recreational activity. 

Le CPS se conforme aux règlements internationals de la Fédération Internationale de Pickleball qui peuvent être vue au site suivant.           http://ifpickleball.org/wp-content/uploads/2016/11/IFP-Official-Pickleball-Rules-French.pdf

The SPC conforms to the international pickleball rules of the International Pickleball Federation which can be viewed on the following website

                                            http://ifpickleball.org/wp-content/uploads/2017/07/IFP-Booklet-PBrules.pdf

CONSTITUTION

La présente édition a été rédigée en vue d’une consultation facile et pratique. En cas de divergence entre le contenu et les procès-verbaux officiels des assemblées générales du Club de Pickleball de Shediac / Shediac Pickleball Club (CPS), les procès-verbaux l’emportent.

L’usage du masculin dans ce document est utilisé pour alléger le texte.

 

1. Nom

1.1. Le nom du Club sera le «Club de Pickleball de Shediac / Shediac Pickleball Club». Il est également désigné ci-après le «Club» ou bien CPS.

1.2. Tous les membres du Club sont assujettis aux règlements du Club.

 

2. Buts et objectifs

2.1. Les buts et objectifs du Club sont les suivants:

a) promouvoir, organiser, administrer et superviser le programme de pickleball à Shediac afin de donner aux gens de la région, sans regard à leur race, leur religion, leur statut social ou leurs aptitudes, la possibilité de pratiquer le pickleballl en tant qu’activité récréative saine.

 

3. Membres

3.1. Le Club est composé des membres suivants:

a) toute personne élue sur le comité exécutif

b) toute personne ayant payé une cotisation de membre pour la saison

 

4. Comité exécutif: Composition, fonctions et pouvoirs

4.1. Le comité exécutif est composé de 4 membres votants et 1 membre non-votant:

a) les 4 membres votants aux réunions du comité exécutif sont élus à l’assemblée générale conformément aux procédures décrites aux paragraphes 5.1 et 5.2.

b) le membre non-votant est un membre du conseil municipal de la ville de Shediac choisit par le conseil municipal

c) les membres votants du comité exécutif sont les suivants : 

i. président

ii. vice-président

iii. trésorier

iv. secrétaire

4.2. Tout poste des membres votants qui se libère au sein du comité exécutif sera comblé par les autres membres votants du comité exécutif qui peuvent, par un vote majoritaire, nommer une personne pour combler le poste. La personne nommée occupera son poste jusqu’à la fin prévue du mandat en question.

4.3. Un poste d’un membre votant au sein du comité exécutif est déclaré vacant si le membre:

  1. démissionne après avoir donné un avis par écrit au président 

  2. cesse d’être un membre actif du comité

c)   est frappé d’incapacité

d)   décédé

e) est forcé de quitter son poste par un vote des deux tiers des membres du comité exécutif

4.4. Les responsabilités du président sont de:

a) être le président directeur du Club et présider, s’il est présent, toutes les réunions générales des membres et les réunions du comité exécutif.

b) être le premier signataire autorisé et le principal représentant du Club.

c) assumer toutes les fonctions qui lui sont affectées par l’assemblée générale des membres, par le comité exécutif, par la présente constitution et par les règlements du Club.

d) assumer toutes les fonctions du vice-président en son absence ou advenant son

incapacité ou son refus d'agir à titre de vice-président.

4.5. Les responsabilités du vice-président sont de:

a) assumer toutes les fonctions du président en son absence ou advenant son incapacité ou son refus d’agir à titre de président.

b) appuyer le président dans l’exécution de ses fonctions au sein du comité exécutif.

c) être responsable du bon fonctionnement et de la sécurité des terrains.

d) être responsable des employée du Club.

d) lorsque nécessaire, signer et contresigner les chèques émis par le Club en vue de débiter

le compte.

4.6. Les responsabilités du trésorier sont de:

a) avoir la charge et la garde de tous les fonds généraux du Club.

b) tenir les livres comptables de ces fonds.

c) déposer tous les fonds chez un dépositaire approuvé par le comité exécutif

d) signer et contresigner tous les chèques émis par le Club en vue de débiter le compte.

e) préparer, en collaboration avec le président, un budget provisoire qui est présenté au

comité exécutif et, une fois approuvé par ce dernier, soumis à l’approbation de

l’assemblée générale annuelle des membres.

f) préparer un rapport financier annuel et le présenter au comité exécutif et à l’assemblée

générale annuelle des membres. Des exemplaires du rapport financier et du budget

proposé seront mis à la disposition des membres à l’assemblée générale annuelle.

g) Préparer les payes des employées et s’occuper de toutes les autres activités reliées à la

paie

4.7. Les responsabilités du secrétaire sont de:

a) tenir un dossier des procès-verbaux de toutes les réunions du Club et de son comité exécutif.

b) assurer toute correspondance dont a besoin le comité exécutif et tenir un dossier de toutes les activités menées par le Club.

c) conserver une liste à jour des membres du Club.

4.8. Le quorum des réunions du comité exécutif est de la moitié des membres du comité

plus un, dont le président et le vice-président doit être présent. Par exemple, avec un plein comité de 4 membres, le quorum sera atteint lorsqu’il y aura 3 membres présents. Sans le quorum, la réunion peut avoir lieu par contre aucune décision ne peut être prise par le comité exécutif. Si le président et le vice-président sont absents, alors la réunion est annulée.

4.9. Tout membre présent, sauf le président de la réunion, a un vote pour chaque proposition et à moins d’avis contraire, une proposition est adoptée par simple vote majoritaire. Le président de la réunion ne vote qu’en cas d’égalité.

4.10. Les réunions ordinaires du comité exécutif ont lieu au moins une fois par an. La convocation à une réunion ordinaire est faite au moins trois jours avant la tenue de la réunion.

4.11. Le président ou les deux tiers des membres du comité exécutif peuvent convoquer une réunion spéciale s’ils le font par écrit à tous les membres du comité exécutif en spécifiant la date, l’heure et l’endroit. Les réunions spéciales se tiennent à l’endroit et à l’heure indiqués par l’avis de convocation.

4.12. Le comité exécutif prépare et soumet à l’approbation des membres, à l’assemblée générale annuelle en septembre/octobre, un budget indiquant les revenus et dépenses prévus pour l’année à venir.

a) Une fois le budget approuvé, tous les efforts sont déployés afin de fonctionner dans les limites du budget.

b) Toute dépense excédant les prévisions doit être approuvée par un vote majoritaire de deux tiers des membres du comité exécutif et doit être rapportée comme telle lors de la prochaine assemblée générale annuelle des membres ayant droit de vote.

4.13. Le comité exécutif assume la responsabilité de coordonner toutes les activités de financement. Tous les dons reçus par le Club sont déposés dans une institution financière et les fonds ne peuvent être retirés qu’avec la signature de deux signataires dont le président, le vice-président ou le trésorier.

4.14. Les affaires du Club sont menées par le comité exécutif à moins d’indication contraire dans les règlements.

Le quorum des réunions du comité exécutif est de la moitié des membres du comité

a) Le comité exécutif contrôle toutes les activités et gère tous les biens du Club et il peut exercer tous les pouvoirs par la constitution et les règlements du Club.

b) En outre, le comité exécutif met en œuvre du mieux qu’il peut toutes les mesures nécessaires pour respecter les résolutions adoptées par les membres lors des assemblées générales du Club.

 

5. Élections

5.1. Le comité exécutif forme un comité de nomination composé du trésorier ou du secrétaire (celui dont le mandat se continue pendant la prochaine année) et d’un autre membre du comité exécutif nommé par le comité exécutif.

a) Le comité de nomination propose à l’assemblée générale des membres une liste provisoire de candidats pour les postes à combler, conformément au paragraphe 5.2.

b) Les membres peuvent, s’ils le désirent, proposer sur les lieux des membres autres que ceux proposés par le comité de nomination.

c) Une élection démocratique est ensuite tenue afin de combler les postes vacants au sein du comité exécutif.

5.2. Le mandat des membres votants du comité exécutif est le suivant:

a) Le président : deux ans, élection aux années impaires (ex. 2011, 2013, etc.)

b) Le vice-président : deux ans, élection aux années paires (e.g. 2010, 2012, etc.)

c) Le trésorier : deux ans, élection aux années paires (e.g. 2010, 2012, etc.)

d) Le secrétaire : deux ans, élection aux années impaires (e.g. 2011, 2013, etc.)

e) Le directeur des tournois : deux ans, élection aux années paires (e.g. 2010, 2012, etc.)

f) Le directeur des communications : deux ans, élection aux années paires impaires (e.g.

2011, 2013, etc.)

5.3. Les membres peuvent être réélus au même poste ou à un autre poste au sein du comité exécutif.

 

6. Modifications à la constitution et aux règlements.

6.1. La constitution du Club ne peut être modifiée que par un vote majoritaire de deux tiers des membres présents lors d’une assemblée générale dûment convoquée.

6.2. On ne peut proposer des modifications des articles de la constitution lors d’une assemblée générale que si une description précise des modifications proposées déposée auprès du secrétaire du Club au moins trois semaines avant le tenue de l’assemblée, est mise à la disposition de tous les membres à l’heure et à l’endroit prévus dans l’avis de convocation publié de la dite assemblée.

6.3. Les règlements du Club peuvent être modifiés par un vote majoritaire de deux tiers des membres lors d’une réunion mensuelle ou spéciale du comité exécutif.

 

7. Assemblée générale des membres.

7.1. Deux assemblées des membres ont lieu à chaque année. La première, en septembre/octobre, pour élire le nouveau exécutif, pour donner un compte rendu à jour du rapport financier et pour un compte rendu des activités de l'été. La deuxième en avril/mai, pour présenter le rapport financier de l’année et un budget indiquant les revenus et dépenses prévus pour l’année à venir.

7.2. Les assemblées générales ont lieu à l’heure et l’endroit déterminés par le comité exécutif au moyen d’une résolution.

7.3. L’année fiscale du Club sera du 1er mai au 30 avril.

7.4. L’ordre du jour de la première assemblée des membres inclut au moins les points suivants: 

a) approbation du procès verbal

b) rapport des accomplissements de la dernière saison par le président

c) questions des membres

d) élection des postes vacants du comité exécutif

e) ajournement de la réunion

7.5. L’ordre du jour de la deuxième assemblée des membres inclut au moins les points suivants:

a) approbation du procès verbal

b) rapport financier de la dernière année fiscale par le trésorier

c) plans pour la prochaine année par le président

d) approbation du budget de la prochaine année fiscale du trésorier

e) questions des membres

f) ajournement de la réunion

7.6. Un avis de convocation à une assemblée générale est émis au moins quatorze jours avant la tenue de la réunion

7.7. Le quorum de toute réunion générale annuelle des membres ayant droit de vote est constitué d’au moins 5% des membres du Club. Si le quorum d’une réunion convoquée en bonne et due forme n’est pas atteint, le comité exécutif peut par voie de résolution, convoquer les présents à une réunion générale extraordinaire dont le quorum sera constitué des membres présents.

7.8. Une assemblée générale extraordinaire des membres ayant droit de vote est convoquée à la discrétion du comité exécutif ou lorsque le président ou deux tiers des membres du comité exécutif le demandent par écrit. La réunion se tiendra à l’heure et à l’endroit choisis par le comité exécutif par voie de résolution.

7.9. Le président agit comme président des séance de chaque réunion générale des membres.

7.10. En son absence, le vice-président le remplace.

7.11. En l’absence des deux, un membre du comité exécutif nommé par les membres présents agit comme président de séance.

 

8. Protection des membres du comité exécutif et des sous-comités

8.1. Aucun membre du comité exécutif ou sous-comités du Club ne peut être tenu responsable des agissements, des négligences ou des défaillances d’un autre membre, ou d’un acte dans lequel il est entrainé, ou de toute perte subie ou toute dépense engagée par le Club à la suite de l’insuffisance ou de la déficience du titre de toute propriété acquise par ordre du comité exécutif ou de tout sous-comité pour le Club ou au nom de celui-ci, ou de toute l’insuffisance ou la déficience de toute valeur dans laquelle les fonds du Club ont été investis, ou de toute perte ou dommage découlant de la faillite, de l’insolvabilité ou des agissements délictuels de toute personne chez qui les fonds, valeurs ou effets du Club ont été déposés.

8.2. Aucun membre du comité exécutif ou sous-comités du Club ne peut être tenu responsable de toute perte occasionnée par une erreur de jugement ou une omission de sa part, ou de toute autre perte, dommage ou malchance se produisant dans le cours de fonctions rattachées à son poste ou des activités qui y sont liées à moins que ces choses se produisent par le fait de sa propre malhonnêteté.

 

CONSTITUTION

This edition of the constitution has been written in order to have an easy and practical consultation of the document. In case of differences between its contents and those of the official minutes of the general meetings of the Shediac Pickleball Club, the minutes rule. 

 

  1. Name

1.1 The name of the club is the Shediac Pickleball Club. It will also be designated hereafter as the Club or SPC.

1.2 All members are bonded by the Club regulations.

 

2. Goals and Objectives

2.1 The goals and objectives of the Club are the following:

  1. promote, organize, administer and supervise the pickle ball program of Shediac in order to give the people of the region, regardless of their race, religion, social status or aptitude, the possibility of playing pickleball as a healthy recreational activity.

 

3. Members

The Club consiste of the following members:

  1. any individual elected on the executive committee

  2. any individual having paid the seasonal member fee

 

4. Executive Committee: Composition, functions and powers

4.1. The Executive Committee is composed of four (4) voting members and one non-voting member:

a) The 4 voting members at the meetings of the executive committee are elected at the general meeting in accordance with procedures described in paragraphs 5.1 and 5.2.

b) The non-voting member is a member of the Shediac Town Council, which has been designated by the Town Council.

c) The voting members of the executive committee are:

i.  President

ii. Vice-president

iii. Treasurer

iv. Secretary

   4.2. Any position that was held by a voting member and which becomes vacant shall be filled by other voting members of the Executive Committee who may, by majority vote, appoint a person to fill the position. The person appointed will hold the affected position until the end of the scheduled mandate in question.

4.3. A position of a voting member is declared vacant if the member:

  1. resigns after having given written notice to the President

  2. ceases to be an active member

c)   becomes incapacitated

d)   dies

e)   is forced to resign by a vote of two thirds of the Executive Committee

4.4. The responsibilities of the President are:

a) To be the president and director of the Club and preside, if present, over all general meetings and Executive Committee meetings.

b) To be the first authorized signatory and chief representative of the Club.

c) To assume all functions assigned to him/her by the members’ general assembly, the

Executive Committee, the current Constitution and rules of the Club.

d) To assume all functions of the Vice-President in his/her absence or if he/she

becomes incapacitated or refuses to act in the position of Vice-President.

4.5. The responsibilities of the Vice-President are:

a) To assume all functions of the President in his absence or should he/she become either incapacitated or refuses to carry out his/her duties as President.

b) To support the President in carrying out his duties within the Executive Committee.

c) To be responsible for the smooth functioning and the safety of the courts.

d) When required, to sign and countersign all Club checks for monies to be withdrawn

from the Club account.

4.6. The responsibilities of theTreasurer are:

a) To have charge and custody of all general funds of the Club.

b) To keep the account balance books and keeps them up to date.

c) To deposit all funds in a depository approved by the Executive Committee.

d) To sign and co-sign all checks written by the Club to withdraw from the account.

e) To prepare, in consultation with the President, a draft budget that is presented to the

Executive Committee and, once approved, is submitted for approval at the annual

members’ general assembly meeting.

f) To prepare an annual financial report and present it to the Executive Committee and

at the members’ general assembly meeting. Copies of the financial report and proposed budget will be made available to members at the members’ general assembly meeting.

4.7. The responsibilities of the Secretary are:

a) To keep a record of minutes of all meetings of the Club and it’s Executive

Committee.

b) To ensure all correspondence required by the Executive Committee and keep a

record of all activities undertaken by the Club.

c) To keep an updated list of members of the Club.

4.8. The quorum for the Executive Committee meetings is half of its members plus one, and the President or Vice-President must be present. For example, with a full committee of 4 members, a quorum will be reached when there are 3 members present. Without the quorum, the meeting can take place, however the Executive Committee can take no decisions. If the President or Vice-Presidents are absent, then the meeting is canceled.

4.9. Every member present, except for the President of the meeting, has a vote for each proposal, and unless otherwise stated, a proposal is adopted by simple majority vote. The president of the meeting shall vote only in case of a tie vote.

4.10.Regular meetings of the Executive Committee are held at least once a year. A notice of a regular meeting is sent at least three (3) days prior to the meeting.

4.11.The President or two (2) thirds of the members of the Executive Committee may call a special meeting if the request is sent in writing to all members of the Executive Committee specifying the date, time and location. Special meetings are held at the place and time specified by the notice.

4.12.The Executive Committee shall prepare and submit for approval to the Club members, at the members’ general assembly meeting in September of October, a budget showing forecasted income and expenses for the coming year.

a) Once the budget is approved, every effort is made to operate with the budget.

b) Any expenditure exceeding the forecasts must be approved by a majority vote of two (2) thirds of the Executive Committee members and must be reported as such at the

next annual voting members’ general assembly.

4.13.The Executive Committee is responsible for coordinating all fundraising activities. All donations received by the Club shall be deposited in a financial institution and the funds can be withdrawn only with two (2) of three (3) signatures from the President, Vice-President or Treasurer.

4.14.The affairs of the Club are conducted by the Executive Committee unless otherwise specified in the regulations.

a) The Executive Committee oversees all activities and manages all properties of the Club and may exercise all powers by the constitution and rules of the Club.

b) In addition, the Executive Committee implements to the best of its ability all the necessary measures to comply with the resolutions adopted by the members at the Club’s general assemblies.

 

5. Elections

5.1. The Executive Committee forms a Nomination Committee composed of the Treasurer or Secretary (the one whose term continues for the next year) and another member of the Executive Committee appointed by the Executive Committee.

a) The Nomination Committee presents a proposal at the members’ general assembly that includes a slate of candidates for vacant positions, in accordance with paragraph 5.2.

b) The members can, if they wish, suggest to nominate someone other than those proposed by the Nominating Committee

c) A democratic election is then held to fill vacancies on the Executive Committee.

5.2. The mandate of the voting members of the Executive Committee is as follows:

a) President: two (2) years, election in odd years (e.g. 2011, 2013, etc.).

b) Vice-President: two (2) years, election in even years (e.g. 2010, 2012, etc.).

c) Treasurer: two (2) years, election in even years (e.g. 2010, 2012, etc.).

d) Secretary: two (2) years, election in odd years (e.g. 2011, 2013, etc.).

5.3. Members may be reappointed to the same position or another position within the Executive Committee.

 

6. Modifications to the constitution and to the rules

6.1. The constitution of the Club can be modified only by a majority vote of two (2) thirds of the members present at a general assembly meeting duly convened.

6.2. We can propose amendments to the articles of the constitution during a general assembly only if a precise description of the proposed changes is made to the Club Secretary at least three (3) weeks before the holding of the meeting, and is available to all the members at the time and place specified in the notice published for the said meeting.

 6.3. The rules of the Club may be amended by a majority vote of two (2) thirds of the members at a monthly meeting or a special Executive Committee meeting.

 

 

7. Member's general assembly

7.1. Two general meetings are held each year. The first one, in September of October, to elect the new executive, to present a status on the current financial report and to present a status on the summer activities. The second one, in April or May, to present the financial report for the year and a budget to indicate expected revenues and expenses for the following fiscal year.

7.2. The general meetings are held at a time and location as voted on by the executive committee.

7.3. The Club’s fiscal year is from May 1st to April 30th.

7.4. The agenda for the first general meeting of members includes at least the following:

a) Approval of the minutes

b) Report on the last season’s achievements by the President

c) Questions from members

d) Elections to vacant positions on the Executive Committee

e) Adjournment of the meeting

7.5. The agenda for the second general meeting of members includes at least the following:

a) Approval of the minutes

b) Financial report for the last fiscal year by the Treasurer

c) Plans for the next year by the President

d) Approval of the budget for next fiscal year for the Treasurer e) questions from members

f) adjournment of the meeting

7.6.  A notice for the convening of an annual general assembly shall be delivered at least fourteen days prior to the meeting.

7.7. The quorum for any annual general assembly of members entitled to vote shall constitute at least 5% of Club members. If the quorum of a meeting convened in due form was not reached, the Executive Committee may by resolution, call an extraordinary general meeting, in which the quorum shall consist of members present.

7.8. An extraordinary general meeting of members entitled to vote is called at the discretion of the Executive Committee or when the President or by two (2) thirds of the members of the Executive Committee by written request. The meeting will be held at the time and location chosen by the Executive Committee by resolution.

7.9. The President shall act as Chair of each general assembly for members

7.10. In his absence, the Vice-President replaces him.

7.11. In the absence of both, a member of the Executive Committee appointed by the members present shall act as Chair.

 

8. Protection of members of the Executive Committee and sub-committees

8.1. No member of the Executive Committee or sub-committees of the Club shall be held liable for the acts, neglects or faults of another member, or an act in which it is involved in, or any loss or expense incurred by the Club as a result of the insufficiency or deficiency of title to any property acquired by order of the Executive Committee or any sub-committee for the club or on behalf thereof, or any failure or any impairment in value which the funds were invested in the Club, or any loss or damage arising from the bankruptcy, insolvency or tortuous acts of any person with whom the funds, securities or effects of the Club have been filed.

8.2. No member of the Executive Committee or sub-committees of the Club shall be held responsible for any loss caused by a miscalculation or omission, or any other loss, damage or misfortune occurring in the course of duties related to his/her position or activities which are connected unless these things happen by the fact of his/her own dishonesty.

L'exécutif / The executive
JP Boudreau
      Norm Sawyer
  Norm Sawyer              Janot Boudreau

Président / President

 

Vice-président / Vice President

 

Sécrétaire / Secratary                        Trésorier / Treasurer