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Étapes par étapes pour être hôte d'un tournoi dans votre région /

Step by Step for Hosting a Tournament in Your Region

Bonjour à tous, voici les étapes à suivre pour être hôte d'un tournoi de pickleball dans votre région, svp envoyer cette information aux gens qui serait intéressé, merci / Hi all, here are the steps to put on a pickleball tournament in your area, please forward this info to anybody interested, thanks

 

1 - réservé une endroit (gymnase d'école, salle communautaire, etc...) date, longueur de temps (8:00 à 5:00 ou 6:00) et coût pour louer l'endroit bien en avance, au moins un mois avant l'évènement (entre $30 et $50 par équipe selon vos coûts pour louer), réservé 1 heure et demi avant l'évènement et au moins une demi-heure avant la fin estimé du tournoi, un début à 9:30 semble marcher bien et la fin est entre 4:00 et 5:00

1- contact and reserve a venue (school gym, community hall, etc...), date, length of time (8:00 to 5:00 or 6:00) and cost of the reservation well in advance, at least a month before the event (book an hour and a half before the event and at least an hour after the estimated end of the tournament), a 9:30 start seems to work and the end is usually in between 4:00 and 5:00

 

2 - envoyer une invitation pour le tournoi qui inclus (Quoi, Où, Facilité, Quand, Coût et  
Catégories) date, l'heure, l'endroit (direction à l'endroit si nécessaire), le coût (entre $30 et $50 par équipe dépendant de vos coûts pour la location de le milieu et des matériaux nécessaires pour le tournoi), la date limite d'inscription (ordinairement 2 ou 3 jours avant l'évènement), les divisions (ordinairement homme, mixte et femme), nombre maximum équipes (ordinairement 6 par terrains disponibles), le format utilisé (ordinairement à la ronde le matin et élimination simple l'après-midi), un adresse courriel pour s'inscrire (dépendant de combien de terrains sont disponible et combien d'équipes sont inscrient, vous pouvez accommoder 5 ou 6 équipes par terrain ou jusqu'à 8 équipes pour 2 terrains)                                                     

2 - send out an invitation for the tournament that includes (What, Where, Facility, When, Fee and Categories) date, time, venue (directions to the place if necessary), cost (between $30 to $50 per team depending on your cost for the rental of the venue and the incidentals to put on the tournament), registration deadline (usually 2 or 3 days before the event), divisions (usually men's, mix and women's), maximum number of teams that can be accommodated (usually 6 teams per available court), the format to be used (usually a round robin format in the morning and a single elimination format in the afternoon), e-mail address to register (depending on how many courts you have available and how many teams are register, you can accommodate 5 or 6 teams on 1 court or up to 8 teams on 2 courts)

 

3 - vous aurez besoin des marqueurs noirs et rouges, 2 pancartes noires pour découper des gros nombres ou lettres pour indiquer quelle terrains sont quelles, 2 pancartes blanches par terrain pour indiquer la cédule sur une et les résultats des parties de la cédule sur l'autre, une grosse pancarte pliante pour indiquer les divisions, les équipes dans chaque division et les terrains sur lesquels ces équipes joueront, assez de grosses pancartes pour autant de divisions que vous avez (ordinairement 3, homme, mixte et femme) afin de mettre les rondes éliminatoires (voir les exemples ci-dessous)

3 - you will need black and red markers, 2 black poster boards for cutting out big numbers or letters to indicate which court is which at your venue, 2 white poster boards per court to indicate the schedule of that court on one and the results of the games from the schedule on the other, a big folding white cardboard to indicate the divisions, the teams in each division and the courts on which these teams will play, as many big folding white cardboard as you have division (usually 3, men's, mix and women's) to put the elimination round format on (see examples attached)

 

4 - faite autant de copie de la déclaration de responsabilité attachée que vous avez de joueurs et non d'équipes inscrites en plus de 10 à 20 

4 - make as many copies of the attached waiver form as you have players registered not teams plus an extra 10 to 20 just to make sure

 

5 - trouver des prix pour les gagnants et les finalists pour chaque catégorie  (ordinairement 3 plus gros prix pour les gagnants et 3 plus petit prix pour les finalists) à partir des donations des marchands, des organisations, de la ville, etc...

5 - get prizes for the winners and finalists of each category (usually 3 bigger prizes for the 3 division winners and 3 smaller prizes for the 3 finalists) from sponsor donations and/or from the town or city

 

6 - envoyer un courriel à tous les participants (après la date finale d'inscription que vous savez comment équipes vous avez) spécifiant la direction de la facilité, si il y a des salles de toilettes, des vestiaires et des abreuvoirs d'eau, des machines distributrices, des restaurants et/ou dépanneurs près, qu'il y aura de une demi-heure à une heure entre la portion à la ronde  et celle éliminatoire de l'après-midi, les catégories et les équipes dans chaque catégories en plus des terrains dans lesquelles les équipes et catégories participeront et des cédules préliminaires peuvent être ajoutées aussi

6 - send an e-mail to all participants (after the registration deadline has passed and you know exactly how many teams are coming) specifying the directions to the facility, if it has bathrooms, change and/or lockers rooms, drinking fountains, vending machines, close restaurants and/or convenient store, that a half hour to an hour hour break will divide the round robin portion from the elimination rounds, the breakdown of the divisions and teams in each divisions as well as the courts the divisions and teams will be playing on, a preliminary schedule can also be added

 

7 - mettre une table où les participants entrent dans la facilité et avoir une personne en place pour les accueillir, collecté le frais d'inscription et signer la déclaration de responsabilité, la personne aura besoin d'une liste de tous les participants, une plume ou un marqueur afin de les rayer de la liste à mesure qu'ils ou qu'elles paient et signent et de $60 à $100 en $5 et $10 pour faire du change

7 - put a table directly where the participants will come in to the facility and have a person welcome them, collect the registration fee and sign the waiver or declaration of responsibility form, the person will need a list of all the participants, a marker or pen to check them off as they pay and sign, a float of around $60 to $100 in $5 or $10 to make change 

 

8- au début du tournoi, rassembler tous les participants et souhaiter leurs la bienvenue, encourager le franc jeu, que les participants jugent leurs propres lignes, que n'importe quel dispute pour un jugement d'une balle en dedans ou dehors de la ligne, le point est rejouer, que n'importe quand une balle et/ou un autre participant entrent dans le terrain, ça arrête le jeu immédiatement et le point est repris qui sont les équipes hôtes selon les cédules et sur quels terrains ils jouent, que un participant de chaque équipe jouant une partie  remplissent le résultat de la partie sur la pancarte appropriée

8 - at the start of the tournament, gather everybody and welcome them, emphasize fair play, that the participants call the lines, that if a line call is disputed, the point is replayed, that any ball and/or other participants on any court stops the point immediately and it is replayed, who the home teams are on the schedules and where they play on the courts and if there are any questions, that a participant from each team playing a match enter the score of the match on the appropriate board

 

9 - entre la partie à la ronde et celle d'élimination de l'après-midi, il faut que quelqu'un ou même plus qu'une personne additionnent les points pour et contre de chaque équipe pour leurs assigner un pointage total (par exemple après 3 parties, une équipe qui a gagné 11 à 4, perdue 7 à 11 et gagné 12 à 10, leur pointage pour est donc 30 et contre 25 pour un total de +5 tandis qu'une autre équipe qui a perdue leur 3 parties 6 à 11, 5 à 11 et 1 à 11 donnant un pointage pour de 12 , contre 33 avec un total de -21), après d'avoir compilé un pointage total pour tous les équipes dans chaque catégorie, on les classe dans chaque catégorie (par exemple, si il y a 2 terrains de 6 équipes chaque pour la division hommes, il faut classer les 12 équipes de 1 à 12 par leur pointage total, si deux équipes ont le même pointage total et qu'elles ne sont pas jouées une contre l'autre, lancer une pièce de monnaie pour déterminer le plus haut placer, si elles se sont jouées, le gagnant est classé plus haut)

9 - in between the round robin and the elimination rounds, somebody or preferably more than one person compiles the sores for each team by adding up the points for and the points against, (for example after 3 games one team has won 11 to 4, lost 7 to 11 and won 12 to 10, their points for would be 30, their points against 25 therefore their total would be +5, another team could have lost their 3 games by scores of 6 to 11, 5 to 11 and 1 to 11, therefore their score for are 12 and against are 33 giving their total as -21), after compiling a total score for all the teams in each category, you rank the teams for each category (for example, if there are 2 courts of 6 teams each for the men's division, you will need to rank them from 1 to 12 by their total score, if two teams have equal total scores and they have not played each other, flip a coin to decide the two ranking, if they played each other, the winner gets the higher ranking)

 

10 - utiliser le site web suivant www.printyourbrackets.com/roundrobin.html pour trouver des exemples de cédule pour les sections à la ronde et le site web "Elimination Brackets" pour celles à l'élimination simple ou double

10 - use the following website www.printyourbrackets.com/roundrobin.html to find examples of round robin schedules and the web site Elimination Brackets" for examples of single or double eliminations 

 

11 - au commencement de la portion éliminatoire du tournoi, il faut presque une personne assignés qui dirige les équipes sur les terrains appropriés après les premiers parties de l'après-midi terminées afin de maintenir une continuation et pas perdre du temps inutilement 

11 - at the beginning of the elimination round of the tournament, it is almost a necessity to have a person assigned to keep the schedule moving by directing the teams of the 2nd matches of the afternoon and so on to the appropriate courts in order to not lose time unnecessarily 

 

12 - si le temps le permet, on peut offrir aux finalistes la possibilité de jouer un 2 dans 3 au lieu d'une seule partie si les quatre personnes sont d'accord

12 - if time allows, the finalists may be offered to play a 2 out of 3 instead of a single game if the four players agree

 

13 - il faut aussi un représentant du tournoi disponible pour faire la présentation des cadeaux aux gagnants et finalistes et la prise des photos

13 - a representative of the tournament has to be available for the presentation of the prizes to the winners and finalists and photos

 

14 - je suis toujours disponible par courriel  jp.bull@yahoo.ca ou téléphone 532-5533 pour aviser ou conseiller lors de la préparation d'un tournoi, cependant si nous n'avons pas quelque chose de planifier de l'avance, mon épouse et moi sont aussi disponible pour préparer et entreprendre un tournoi dans votre coin de pays pour la moitié des frais collectés avec un minimum de $400 qui serait déboursé dans le compte de banque du Club de Pickleball de Shediac

14 - I am always available by e-mail jp.bull@yahoo.ca or telephone 532-5533 for advise or suggestions, however if we dont have anything already planned, my wife and I are also available to prepare and hold a tournament in your neck of the woods for half the registration fees with a minimum of $400 which would go into the Shediac Pickleball Club bank account